Executive Assistant / Operations Manager – Prozesse & Projektmanagement

# Executive Assistant / Operations Manager – Prozesse & Projektmanagement Wir sind ein **stark wachsendes deutsches DTC-Unternehmen** und suchen eine außergewöhnlich strukturierte und eigenständige **Executive Assistant / Operations Managerin**, die eng mit der Geschäftsleitung zusammenarbeitet. Dabei suchen wir ausdrücklich **keine klassische Assistenz**, die lediglich Termine koordiniert und Aufgaben abarbeitet. Wir suchen jemanden, dem wir ein **Thema, Problem oder Ziel übergeben können** und der daraus eigenständig ein strukturiertes Projekt macht. ## Was dich bei uns erwartet Unsere Geschäftsleitung beschäftigt sich täglich mit sehr unterschiedlichen Themen – von internen Prozessen über neue Tools und Automatisierungen bis hin zu Dienstleistern, Logistik und operativen Projekten. Du bekommst beispielsweise ein Thema wie: **„Dieser Prozess kostet uns aktuell zu viel Zeit. Wie können wir ihn automatisieren?“** Deine Aufgabe ist es dann, den bestehenden Prozess zu verstehen, dich in das Thema einzuarbeiten, mögliche Lösungen zu recherchieren und der Geschäftsleitung konkrete Handlungsmöglichkeiten vorzuschlagen. Nach gemeinsamer Abstimmung übernimmst du die weitere Umsetzung und stellst sicher, dass das Projekt tatsächlich abgeschlossen wird. ## Deine Aufgaben * Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung * Übernahme und eigenständiges Management unterschiedlicher Projekte * Schnelle Einarbeitung in neue und teilweise komplett unterschiedliche Themen * Recherche und Bewertung möglicher Lösungen * Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsleitung * Koordination interner Mitarbeiter und externer Dienstleister * Konsequentes Nachhalten von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines * Aufbau und Dokumentation von Prozessen * Erkennen von ineffizienten Abläufen * **Aktive Optimierung bestehender Prozesse** * Entwicklung neuer, skalierbarer Workflows * Identifikation von Automatisierungsmöglichkeiten * Einführung und Implementierung neuer Tools * Sicherstellen, dass vereinbarte Maßnahmen tatsächlich umgesetzt werden ## Prozessoptimierung ist ein wichtiger Bestandteil deiner Rolle Wir wachsen schnell. Deshalb funktionieren Prozesse, die heute noch ausreichend sind, möglicherweise bereits wenige Monate später nicht mehr. Wir erwarten, dass du bestehende Abläufe **kritisch hinterfragst und selbstständig Verbesserungspotenziale erkennst**. Wenn du feststellst, dass ein Prozess unnötig kompliziert ist, möchten wir nicht, dass du ihn einfach weiter ausführst. Wir möchten, dass du dir die Frage stellst: **„Wie können wir das einfacher, schneller oder automatisiert lösen?“** Du solltest Spaß daran haben, aus chaotischen oder manuellen Abläufen **klare und skalierbare Prozesse** zu entwickeln. ## Asana & Projektmanagement **Asana ist ein zentraler Bestandteil unserer täglichen Arbeit.** Du solltest sehr sicher mit Asana umgehen können und das Tool nicht lediglich als einfache To-do-Liste verwenden. Dazu gehören unter anderem: * Projekte sinnvoll strukturieren * Verantwortlichkeiten klar definieren * Deadlines setzen und nachhalten * Abhängigkeiten zwischen Aufgaben erkennen * Wiederkehrende Prozesse aufbauen * Projekte übersichtlich dokumentieren * Sicherstellen, dass offene Aufgaben nicht verloren gehen Idealerweise hast du bereits Erfahrung damit, **komplexere Unternehmensprozesse und Projekte in Asana abzubilden und zu optimieren.** ## Was du mitbringen solltest * Sehr schnelle Auffassungsgabe * Ausgeprägtes Organisationstalent * Sehr strukturierte Arbeitsweise * Hohes Maß an Eigeninitiative * Sehr gute Recherchefähigkeiten * **Sehr gute Asana-Kenntnisse** * Erfahrung im Projektmanagement * Erfahrung mit Prozessoptimierung * Sehr hohe digitale Affinität * Fähigkeit, neue Software und Tools schnell zu verstehen * Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten * Konsequenz beim Nachhalten von Aufgaben und Deadlines * Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu koordinieren * Lösungsorientiertes und unternehmerisches Denken ## Wen wir suchen Wir suchen jemanden, dem die Geschäftsleitung sagen kann: **„Wir haben hier ein Problem. Bitte arbeite dich ein und finde heraus, wie wir es lösen.“** Und der anschließend nicht mit zehn neuen Fragen zurückkommt, sondern das Thema recherchiert, strukturiert und mit **Lösungsvorschlägen und einer klaren Empfehlung** zurückkommt. Nach der Abstimmung erwarten wir, dass du die Verantwortung für die Umsetzung übernimmst. Du solltest gerne Verantwortung übernehmen, Dinge hinterfragen und Strukturen schaffen. Wenn du gerne **Ordnung in komplexe Themen bringst, Prozesse optimierst und dafür sorgst, dass Projekte wirklich vorankommen**, passt diese Position sehr gut zu dir.