Asistente virtual, trabajo administrativo para empresa de seguros

Administrador/a de Seguros – Soporte Administrativo y Servicio al Cliente Resumen del Puesto Buscamos una persona organizada, responsable, proactiva y orientada a los detalles para apoyar las operaciones administrativas de nuestra agencia de seguros. Esta posición será responsable de dar seguimiento a clientes y pólizas desde que se completa una solicitud hasta que la póliza queda emitida, firmada, pagada y correctamente procesada. El objetivo principal es asegurarse de que ningún caso quede detenido por falta de documentos, firmas, información bancaria, pagos pendientes o falta de comunicación con el cliente. Responsabilidades Principales Seguimiento de Solicitudes y Pólizas Dar seguimiento diariamente a solicitudes de seguros pendientes. Revisar el estatus de cada caso y determinar qué falta para completar el proceso. Mantener comunicación con agentes y clientes sobre requisitos pendientes. Verificar que las pólizas aprobadas sean entregadas y firmadas correctamente. Dar seguimiento a pólizas que todavía no han sido puestas en vigor. Identificar casos atrasados y tomar iniciativa para resolverlos. Pagos e Información Bancaria Dar seguimiento cuando un pago inicial no haya sido procesado. Contactar al cliente cuando la información bancaria sea incorrecta, incompleta o haya sido rechazada. Coordinar con el cliente y agente para obtener la información necesaria para corregir problemas de pago. Confirmar que los pagos pendientes hayan sido procesados correctamente. Escalar cualquier problema que no pueda resolverse administrativamente. Firmas y Documentación Contactar clientes que tengan documentos o pólizas pendientes de firma. Enviar recordatorios y dar seguimiento hasta recibir las firmas requeridas. Verificar que formularios y documentos estén completos antes de procesarlos. Mantener los expedientes digitales de cada cliente organizados y actualizados. Solicitar documentación adicional cuando sea requerida por la compañía de seguros. Comunicación con Clientes Llamar y enviar mensajes a clientes para resolver asuntos administrativos relacionados con sus pólizas. Mantener una comunicación profesional, amable y persistente. Explicar claramente qué acción necesita tomar el cliente. Dar seguimiento a clientes que no respondan inicialmente. Documentar llamadas, mensajes, respuestas y próximos pasos. Mantener al cliente informado durante el proceso. Soporte a los Agentes Informar a los agentes cuando uno de sus casos tenga requisitos pendientes. Ayudar a evitar que los agentes tengan que dedicar tiempo de ventas a tareas administrativas. Mantener una lista clara de casos que requieren atención inmediata. Coordinar entre cliente, agente y compañía de seguros para facilitar la resolución de problemas. Alertar al agente o supervisor cuando exista riesgo de que una póliza no sea emitida o activada. Organización y Control de Casos Actualizar diariamente el CRM o sistema administrativo. Registrar notas detalladas después de cada contacto o acción realizada. Mantener categorías claras como: Pendiente de Firma, Pendiente de Pago, Información Bancaria, Requisitos Pendientes, Aprobada, Emitida, Activa, Requiere Seguimiento, etc. Revisar diariamente los casos pendientes y establecer prioridades. Mantener seguimiento hasta que cada situación quede completamente resuelta. Preparar reportes sobre casos pendientes, pólizas emitidas y problemas que requieran atención. Ejemplos de Situaciones que Manejará “El pago del cliente fue rechazado.” → Contactar al cliente, identificar el problema, obtener la información necesaria y dar seguimiento hasta que el pago sea procesado. “La póliza fue aprobada pero el cliente todavía no la ha firmado.” → Comunicarse con el cliente, reenviar los documentos si es necesario y continuar el seguimiento hasta obtener la firma. “La compañía está solicitando documentación adicional.” → Informar al cliente/agente, solicitar los documentos y verificar que sean entregados. “El cliente no responde.” → Realizar seguimiento organizado por llamada, mensaje de texto y/o correo electrónico, documentando cada intento. “La póliza está detenida y nadie sabe por qué.” → Investigar el caso, identificar el requisito pendiente y coordinar los próximos pasos para resolverlo. Perfil que Buscamos La persona ideal debe ser: Extremadamente organizada y detallista. Responsable con los seguimientos. Cómoda realizando llamadas y enviando mensajes a clientes. Persistente sin perder el profesionalismo. Capaz de manejar múltiples casos simultáneamente. Proactiva: no esperar a que alguien le recuerde qué necesita seguimiento. Capaz de identificar problemas y buscar soluciones. Buena comunicadora tanto con clientes como con agentes. Capaz de manejar información confidencial con absoluta discreción. Con conocimientos básicos de computadora, correo electrónico, CRM y manejo de documentos digitales. Experiencia administrativa, servicio al cliente o seguros es preferida. Objetivo Principal del Puesto Que ningún caso se pierda por falta de seguimiento. Esta persona será responsable de mantener el lado administrativo de la agencia organizado y en movimiento, asegurándose de que cuando una póliza tenga un problema —ya sea una firma pendiente, información bancaria incorrecta, pago rechazado, documentación faltante o un cliente que necesita ser contactado— exista alguien responsable de identificarlo, darle seguimiento y llevarlo hasta su resolución. English translation Insurance Administrator – Administrative Support & Client Services Position Summary We are looking for a highly organized, responsible, proactive, and detail-oriented individual to support the administrative operations of our insurance agency. This position is responsible for following up with clients and monitoring policies from the time an application is submitted until the policy is issued, signed, funded, and fully processed. The primary goal of this role is to ensure that no case becomes delayed or falls through the cracks because of missing documents, signatures, banking information, payment issues, outstanding requirements, or lack of client communication. Key Responsibilities Application & Policy Follow-Up Monitor pending insurance applications daily. Review the status of each case and identify outstanding requirements. Communicate with agents and clients regarding missing information or documentation. Ensure approved policies are properly delivered and signed. Follow up on policies that have been approved but are not yet active or in force. Identify delayed cases and proactively work toward resolution. Banking & Payment Issues Follow up when an initial premium or scheduled payment does not process successfully. Contact clients when banking information is incorrect, incomplete, or rejected. Coordinate with clients and agents to obtain updated information when necessary. Follow up until outstanding payment issues are resolved. Escalate unresolved issues to the appropriate agent or manager. Signatures & Documentation Contact clients regarding outstanding signatures or documents. Send reminders and follow up until required signatures are completed. Verify that applications, forms, and supporting documentation are complete. Maintain organized and accurate digital client records. Request additional documentation when required by the insurance carrier. Client Communication Call, text, and/or email clients regarding administrative matters related to their policies. Maintain professional, friendly, and persistent communication. Clearly explain what action is required from the client. Follow up with clients who do not initially respond. Document calls, messages, responses, and next steps. Keep clients informed throughout the process. Agent Support Notify agents when one of their cases has outstanding requirements. Help reduce the amount of administrative work agents must handle so they can remain focused on sales and client relationships. Maintain a clear list of cases requiring immediate attention. Coordinate between the client, agent, and insurance carrier to help resolve outstanding issues. Alert agents or management when a policy is at risk of not being issued, funded, or placed in force. Case Management & Organization Update the CRM and/or administrative tracking system daily. Enter detailed notes after every client interaction or administrative action. Maintain clear case statuses such as Pending Signature, Pending Payment, Banking Issue, Outstanding Requirements, Approved, Issued, Active/In Force, and Follow-Up Required. Review outstanding cases daily and prioritize urgent matters. Continue following each issue until it has been fully resolved. Prepare reports regarding pending cases, issued policies, outstanding requirements, and cases requiring management attention. Examples of Situations You Will Handle “The client's payment was declined or did not process.” → Contact the client, identify the issue, obtain the necessary updated information, and follow up until the payment is successfully processed. “The policy was approved, but the client has not signed the delivery documents.” → Contact the client, resend documents if necessary, and continue following up until the required signatures are completed. “The insurance carrier is requesting additional documentation.” → Notify the client and/or agent, obtain the required documents, and ensure they are properly submitted. “The client is not responding.” → Conduct organized follow-up through phone calls, text messages, and/or email while documenting each attempt. “A policy is stuck in processing and the reason is unclear.” → Investigate the case, identify the outstanding requirement, and coordinate the necessary steps to move the case forward. Ideal Candidate The ideal candidate is: Extremely organized and detail-oriented. Reliable and consistent with follow-up. Comfortable calling, texting, and communicating with clients. Persistent while maintaining professionalism. Able to manage multiple cases and priorities simultaneously. Proactive and able to work independently without needing constant reminders. Solution-oriented and capable of identifying problems before they become larger issues. An effective communicator with both clients and agents. Able to handle confidential client and financial information with discretion. Comfortable using computers, email, CRM systems, and digital document platforms. Previous experience in insurance, administrative support, case management, or customer service is preferred. Primary Objective of the Position Make sure no case is lost because of a lack of follow-up. This person will help keep the administrative side of the agency organized and moving forward. Whenever a policy has an outstanding issue—whether it is a missing signature, incorrect banking information, failed payment, missing documentation, carrier requirement, or an unresponsive client—this person is responsible for identifying the issue, taking action, following up consistently, and helping move the case through to resolution. Spanish pdf file Done — I created the Spanish job description as a professional PDF. Download Spanish Insurance Administrator Job Description (PDF) Descripcion_de_Puesto_Administrador_de_Seguros.pdf PDF Library / Descripcion_de_Puesto_Administrador_de_Seguros.pdf Administrador/a de Seguros Soporte Administrativo y Servicio al Cliente Resumen del Puesto Buscamos una persona organizada, responsable, proactiva y orientada a los detalles para apoyar las operaciones administrativas de nuestra agencia de seguros. Esta posición será responsable de dar seguimiento a clientes y pólizas desde que se completa una solicitud hasta que la póliza queda emitida, firmada, pagada y correctamente procesada. El objetivo principal es asegurarse de que ningún caso quede detenido por falta de documentos, firmas, información bancaria, pagos pendientes o falta de comunicación con el cliente. Seguimiento de Solicitudes y Pólizas • Dar seguimiento diariamente a solicitudes de seguros pendientes. • Revisar el estatus de cada caso y determinar qué falta para completar el proceso. • Mantener comunicación con agentes y clientes sobre requisitos pendientes. • Verificar que las pólizas aprobadas sean entregadas y firmadas correctamente. • Dar seguimiento a pólizas que todavía no han sido puestas en vigor. • Identificar casos atrasados y tomar iniciativa para resolverlos. Pagos e Información Bancaria • Dar seguimiento cuando un pago inicial no haya sido procesado. • Contactar al cliente cuando la información bancaria sea incorrecta, incompleta o haya sido rechazada. • Coordinar con el cliente y agente para obtener la información necesaria para corregir problemas de pago. • Confirmar que los pagos pendientes hayan sido procesados correctamente. • Escalar cualquier problema que no pueda resolverse administrativamente. Firmas y Documentación • Contactar clientes que tengan documentos o pólizas pendientes de firma. • Enviar recordatorios y dar seguimiento hasta recibir las firmas requeridas. • Verificar que formularios y documentos estén completos antes de procesarlos. • Mantener los expedientes digitales de cada cliente organizados y actualizados. • Solicitar documentación adicional cuando sea requerida por la compañía de seguros. Comunicación con Clientes • Llamar y enviar mensajes a clientes para resolver asuntos administrativos relacionados con sus pólizas. • Mantener una comunicación profesional, amable y persistente. • Explicar claramente qué acción necesita tomar el cliente. • Dar seguimiento a clientes que no respondan inicialmente. • Documentar llamadas, mensajes, respuestas y próximos pasos. • Mantener al cliente informado durante el proceso. Soporte a los Agentes • Informar a los agentes cuando uno de sus casos tenga requisitos pendientes. • Ayudar a evitar que los agentes tengan que dedicar tiempo de ventas a tareas administrativas. • Mantener una lista clara de casos que requieren atención inmediata. • Coordinar entre cliente, agente y compañía de seguros para facilitar la resolución de problemas. • Alertar al agente o supervisor cuando exista riesgo de que una póliza no sea emitida o activada. Organización y Control de Casos • Actualizar diariamente el CRM o sistema administrativo. • Registrar notas detalladas después de cada contacto o acción realizada. • Mantener categorías claras como: Pendiente de Firma, Pendiente de Pago, Información Bancaria, Requisitos Pendientes, Aprobada, Emitida, Activa y Requiere Seguimiento. • Revisar diariamente los casos pendientes y establecer prioridades. • Mantener seguimiento hasta que cada situación quede completamente resuelta. • Preparar reportes sobre casos pendientes, pólizas emitidas y problemas que requieran atención. Perfil que Buscamos • Extremadamente organizada y detallista. • Responsable y consistente con los seguimientos. • Cómoda realizando llamadas y enviando mensajes a clientes. • Persistente sin perder el profesionalismo. • Capaz de manejar múltiples casos simultáneamente. • Proactiva: no esperar a que alguien le recuerde qué necesita seguimiento. • Capaz de identificar problemas y buscar soluciones. • Buena comunicadora tanto con clientes como con agentes. • Capaz de manejar información confidencial con absoluta discreción. • Con conocimientos básicos de computadora, correo electrónico, CRM y manejo de documentos digitales. • Experiencia administrativa, servicio al cliente o seguros es preferida. Ejemplos de Situaciones que Manejará El pago del cliente fue rechazado. → Contactar al cliente, identificar el problema, obtener la información necesaria y dar seguimiento hasta que el pago sea procesado. La póliza fue aprobada pero el cliente todavía no la ha firmado. → Comunicarse con el cliente, reenviar los documentos si es necesario y continuar el seguimiento hasta obtener la firma. La compañía está solicitando documentación adicional. → Informar al cliente o agente, solicitar los documentos y verificar que sean entregados. El cliente no responde. → Realizar seguimiento organizado por llamada, mensaje de texto y/o correo electrónico, documentando cada intento. La póliza está detenida y nadie sabe por qué. → Investigar el caso, identificar el requisito pendiente y coordinar los próximos pasos para resolverlo. Objetivo Principal del Puesto Que ningún caso se pierda por falta de seguimiento. Esta persona será responsable de mantener el lado administrativo de la agencia organizado y en movimiento, asegurándose de que cuando una póliza tenga un problema —ya sea una firma pendiente, información bancaria incorrecta, pago rechazado, documentación faltante o un cliente que necesita ser contactado— exista alguien responsable de identificarlo, darle seguimiento y llevarlo hasta su resolución.