AI Operations & Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d, 70–100 %)

AI Operations & Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d, 70–100 %) 100 % Remote · Pensum 70–100 % · Start nach Vereinbarung Wer wir sind Wir bauen AICO – ein AI-First All-in-One-ERP für Handel und Dienstleister. Statt sich für jede operative Aufgabe mühsam durchs Interface zu klicken, lässt sich bei uns vieles direkt per KI und Prompt ansteuern – Aufträge, Rechnungen, Projekte, Lager, Kassen. Und nur dort, wo es wirklich Sinn macht, gehst du für die Details noch ins Interface. Unsere Software läuft heute in ganz unterschiedlichen Welten: Retail & E-Commerce – von Boutique-Shops bis zu skalierenden Online-Händlern (inkl. tiefer Shopify-Integration) Kassensysteme (POS) und Gastronomie Sport – rund die Hälfte der Schweizer Super League arbeitet mit unseren Produkten, u. a. FC Basel, FC St. Gallen und FC Zürich Marken, die du kennst – u. a. Confiserie Sprüngli, LUSH, kybun Joya und NILE Kurz: Wir spielen in der Liga, in der sonst Produkte wie SAP unterwegs sind – nur schneller, schlanker und konsequent KI-getrieben. AICO in Kürze: rund 60 Mitarbeitende, davon ca. 70 % Entwicklerinnen und Entwickler. Wir sind in der Schweiz (Roggwil und Dübendorf) sowie mit einem Office in Rumänien aufgestellt – virtuelles, ortsunabhängiges Arbeiten ist bei uns absolut etabliert. Worum es in dieser Rolle geht Das ist keine klassische Assistenz. Wir suchen kein Terminkalender-Management und keine reine Sachbearbeitung. Wir suchen ein Multitalent mit extrem schneller Auffassungsgabe, das die Geschäftsleitung breit entlastet – und das Meiste davon mit KI löst statt von Hand. Du wirst zur Person, die im Unternehmen zeigt, wie viel man mit gutem Prompting wirklich erledigen kann. Und während du unser ERP täglich produktiv nutzt, hilfst du mit, es weiterzuentwickeln. Es ist die Kombination, die diese Rolle besonders macht: Operativ mitanpacken × per KI skalieren × das Produkt mitgestalten. Zwei, drei Beispiele aus dem Alltag: Du managst operative Abläufe (Aufträge, Rechnungen, Projekte) – und überlegst dabei laufend, wie das mit KI und direkt in unserer Software effizienter ginge. Siehst du Potenzial, schreibst du die Specs für die Entwickler und bringst die Verbesserung so direkt ins Produkt. Du übernimmst Assistenzaufgaben für die Geschäftsleitung (Termine, Kommunikation, Vor- und Nachbereitung, Recherchen) – möglichst AI-first gelöst und mit kontinuierlich besser werdenden Prompts und Workflows (ongoing learning). Du stösst auf einen wiederkehrenden manuellen Handgriff, baust dir einen KI-Workflow dafür und teilst ihn mit dem Team. Deine Perspektive: Head of AI Operations Diese Rolle ist als Wachstumspfad gedacht. Wer überzeugt, entwickelt sich zur/zum Head of AI Operations – und damit zur treibenden Kraft dafür, wie das ganze Unternehmen mit KI arbeitet: Du schulst und befähigst das Team, wirklich AI-first zu arbeiten, und setzt die Standards dafür. Du sorgst dafür, dass wir intern konsequent das Maximum aus KI herausholen. Und das Entscheidende: Du speist genau diese Arbeitsweisen direkt zurück in die Entwicklung von AICO ein. Daraus entsteht ein Kreislauf, der uns einzigartig macht: Wir bauen unser System mit KI – damit wir mit KI noch besser mit unserem System arbeiten. Du stehst genau in der Mitte dieser Schleife. Deine Aufgaben Operatives Daily Business für die Geschäftsleitung – aber AI-First: Rechnungen & Auftragsbestätigungen erstellen, Projekte koordinieren, Tasks verwalten, Termine und Kommunikation organisieren – grösstenteils direkt über unser eigenes ERP per Prompt. Projektmanagement – du behältst bei mehreren parallelen Themen den Überblick, treibst Dinge voran und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt. Prompten als Kernskill – du findest für wiederkehrende Aufgaben den smarten KI-Weg statt der manuellen Fleissarbeit und baust dir deine eigenen Workflows. Produkt mitentwickeln – du erkennst aus der täglichen Nutzung heraus, wo das System besser werden muss, formulierst Anforderungen und arbeitest eng mit dem Team an der Weiterentwicklung. Springer:in & Generalist:in – dort einspringen, wo es gerade brennt: ein bisschen Sales-Support hier, ein bisschen Operations dort, ein bisschen Kundenkommunikation dazwischen. Was du mitbringst Hohe KI-Affinität – du nutzt Tools wie ChatGPT/Claude & Co. nicht nur, du denkst in ihnen. Prompting ist für dich selbstverständlich. Sehr schnelle Auffassungsgabe – du arbeitest dich in neue Themen und Systeme blitzschnell ein. Breite Aufstellung statt enge Spezialisierung – du fühlst dich wohl, wenn kein Tag wie der andere ist. Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise – du priorisierst selbst, ziehst Dinge durch und brauchst keine Mikrosteuerung. Zahlenaffinität & Genauigkeit – z. B. beim Erstellen von Rechnungen und beim Projekt-Tracking. Sprachen: Deutsch auf Muttersprachniveau und sehr gutes Englisch – beides brauchst du im Arbeitsalltag sicher (u. a. in der Zusammenarbeit mit unserem Team in Rumänien). Nice to have: Kenntnisse in Shopify sowie Erfahrung mit ERP, E-Commerce, POS oder im Projektumfeld – kein Muss, aber ein klares Plus. Wichtiger als ein bestimmter Lebenslauf ist die Mischung aus Neugier, Tempo und Hands-on-Mentalität. Wenn du gerne mit KI experimentierst und Lust hast, ganz vorne mitzubauen, bist du richtig. Was wir bieten Eine vielseitige Rolle direkt an der Schnittstelle von Geschäftsleitung, KI und Produkt. Klare Perspektive: Entwicklungspfad Richtung Head of AI Operations – du prägst, wie das ganze Unternehmen mit KI arbeitet. Ein Umfeld, in dem du mit den modernsten KI-Tools arbeitest und sie aktiv mitgestaltest. Viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum ab Tag eins. Kurze Wege, schnelle Entscheidungen, echtes Mitgestalten an einem Produkt, das den Markt verändert. 100 % Remote (Pensum 70–100 %): Du arbeitest vollständig ortsunabhängig. Wer mag, kann unsere Büros in Roggwil (TG) und Dübendorf (ZH) jederzeit nutzen. Lohn: je nach Skill-Level EUR 25–38 pro Stunde. In der Einstiegsphase (rund zwei Monate) starten wir im unteren Bereich – danach folgt bei guter Leistung eine klare Lohnentwicklung. Klingt nach dir? So läuft's ab Kein aufwändiger Bewerbungsmarathon – wir wollen sehen, wie du wirklich arbeitest: Kurz schreiben. Eine formlose Bewerbung reicht – am liebsten mit einem kurzen Beispiel, wie du eine typische Aufgabe mit KI lösen würdest. Kein perfektes Motivationsschreiben nötig. 1–2 Probeaufgaben + Call. Kleine, realistische Aufgaben, an denen wir sehen, wie du denkst und promptest – plus ein Call zum Kennenlernen, in dem wir offene Fragen auf beiden Seiten klären. Testarbeiten – bezahlt. Wir arbeiten eine Woche zusammen. So merken beide Seiten schnell und ehrlich, ob es passt. Vertrag. Passt es, machen wir's offiziell.