Ajoint.e Adminisitratif.ve

Nous cherchons une adjointe virtuelle fiable pour soutenir la présidente. Ce n'est pas un rôle d'exécution passive. Isabelle De Palma est une dirigeante d'une compagnie en évolution, créative et en mouvement constant. Elle a besoin d'un.e adjoint.e qui comprend son environnement sans qu'on le lui explique deux fois — quelqu'un qui se débrouille, qui anticipe, et qui prend en charge son périmètre sans supervision. Environ 5 à 10 heures par semaine pour commencer. Tâches récurrentes bien définies, mais réalité mouvementée. Les heures augmentent pour celle qui livre sans qu'on le demande et qui démontre de l'inititaive et de la constance. De Palma Conciergerie Privée est une marque québécoise spécialisée en conciergerie privée, accompagnement sur mesure, formation professionnelle ainsi que d'autres volets à venir. La fondatrice, Isabelle De Palma, cumule plus de 20 ans d'expérience dans ce service haut de gamme Responsabilités • Ninety.io — compléter les entrées hebdomadaires de la présidente (scorecard, to-dos, enjeux) • 1Password — saisir et organiser les accès transmis et éliminer doublons • Outlook Contacts — mettre à jour la base de contacts (ajouts, modifications, catégories). Ménage à faire via Nimble et contacts Outlook/Icloud. • QuickBooks — soutien au suivi de facturation et signalement des écarts par rapport aux objectifsé. Création et intégration de gabarits. • Trello — aider à mettre en place nouveau Trello. Maintenir les tableaux à jour selon les priorités en cours • Suite Microsoft — doit bien maitriser. Utilisation quotidienne. • Assurer que chaque département atteigne ses objectifs mensuels • Assurer qu'Isabelle facture selon ses objectifs à chaque semaine • Maintenir tableaux de suivis clairs, bien structurés et constamment à jour Outils — maîtrise attendue • Microsoft 365 : Outlook, Excel, SharePoint, Teams, To Do • QuickBooks • Trello • Ninety.io • 1Password • Kajabi (connaissance un atout) • Outils IA : ChatGPT et Claude — utilisation autonome et proactive Profil recherché • Bilingue français/anglais — écrit et parlé • Autodidacte — vous apprenez un nouvel outil sans qu'on vous guide • Autonome — vous gérez votre périmètre sans relance • À l'aise dans un environnement rapide, en évolution constante • Vous comprenez la conciergerie privée ou le monde du service haut de gamme • Discrète, fiable, professionnelle • Expérience confirmée en soutien administratif auprès d'une dirigeante ou entrepreneure Ce rôle ne convient pas si vous avez besoin d'instructions détaillées pour chaque tâche ou d'une disponibilité constante de votre cliente pour avancer.