You will get clear digital file and folder structure (Google Drive / OneDrive / Notion)
Project details
Are your files spread across different folders, drives and tools?
I help you build a simple, logical digital filing system – in OneDrive, Google Drive or Notion – tailored to how your business really works.
What I do for you:
Analyse your current folder and file structure
Propose a clear structure for your main business areas
Create the new folder system in your tool
Move and refile your most important documents
Define simple naming rules so files stay findable
I am a native German virtual assistant with a background in management (EL/PDL). Structure and process thinking are my daily tools.
I help you build a simple, logical digital filing system – in OneDrive, Google Drive or Notion – tailored to how your business really works.
What I do for you:
Analyse your current folder and file structure
Propose a clear structure for your main business areas
Create the new folder system in your tool
Move and refile your most important documents
Define simple naming rules so files stay findable
I am a native German virtual assistant with a background in management (EL/PDL). Structure and process thinking are my daily tools.
Purpose
BusinessIndustry
Business Services & Consulting, Ecommerce, Medical & Pharmaceutical, Real Estate, SoftwareLanguage
GermanWhat's included
| Service Tiers |
Starter
$120
|
Standard
$240
|
Advanced
$420
|
|---|---|---|---|
| Delivery Time | 4 days | 7 days | 10 days |
Number of Hours of Work | 4 | 8 | 14 |
Basic Photo Editing | - | - | - |
Organize & Classify/Tag Files | |||
Formatting & Clean Up | |||
Project Management Support | - | - | - |
Travel Planning | - | - | - |
Optional add-ons
You can add these on the next page.
Additional Hour of Work
+$30Frequently asked questions
About Zoey Charmaine
Virtuelle Assistentin (Remote) Inbox, Kalender & Kundenkommunikation
Ulcinj, Montenegro - 5:27 am local time
Du brauchst eine verlässliche virtuelle Assistentin, die einfach läuft, ohne Micromanagement?
Genau da komme ich ins Spiel. Ich unterstütze Solopreneure, Coaches, Beratern und kleine Unternehmen dabei, ihr Tagesgeschäft zu entlasten, damit wieder Zeit für Umsatz, Kunden und Strategie frei wird.
Was ich dir abnehme (Beispiele):
- E-Mail-Management (Posteingang strukturieren, beantworten, sortieren, Follow-ups setzen)
- Kalender-Management (Termine koordinieren, Calls vorbereiten, Erinnerungen setzen)
- Kundenkommunikation (E-Mails, einfache Support-Anfragen, Nachfassen)
- Reise- & Terminorganisation (Flüge, Hotels, Meetings, Online-Calls)
- Dokumenten- & Dateiverwaltung
- Datenerfassung & Pflege (z. B. CRM, Excel-Listen, Tools)
- einfache Rechnungs- & Angebotserstellung (keine Steuerberatung)
- Social-Media-Backoffice (Posts einplanen, Kommentare sortieren, DMs vorqualifizieren)
Typische Ergebnisse für meine Kunden:
- Weniger Zeit im Posteingang, mehr Zeit im Geschäft
- Übersichtlicher Kalender ohne Doppelbuchungen
- Kunden fühlen sich schneller und professionell betreut
- Klarere Prozesse im Backoffice statt Chaos in zig Tools
So arbeite ich mit dir zusammen:
Wir definieren klar, welche Aufgaben ich übernehme (Onboarding-Call + Checkliste).
Wir legen ein Stundenpaket oder einen monatlichen Retainer fest.
Ich arbeite eigenständig im Hintergrund, du bekommst regelmäßige Updates und klare To-dos.
Tools, mit denen ich (je nach Bedarf) arbeite:
- E-Mail & Kommunikation: Gmail/Outlook, Slack, MS Teams
- Organisation: Google Workspace, Microsoft 365
- Projekt & Aufgaben: Trello, Asana, ClickUp, Notion
- Dateien: Google Drive, Dropbox, OneDrive
Rahmenbedingungen:
- 100 % remote aus Montenegro (gleiche Zeitzone wie DACH)
- Abrechnung auf Stundenbasis oder als Paket (Rechnung)
- Deutsch & Englisch möglich
Wenn du dein Backoffice schlanker aufstellen willst, aber keine Festanstellung machen möchtest, bist du bei mir richtig.
Schreib mir kurz, was bei dir aktuell am meisten Zeit frisst - ich sage dir konkret, was ich dir sofort abnehmen kann.
Steps for completing your project
After purchasing the project, send requirements so Zoey Charmaine can start the project.
Delivery time starts when Zoey Charmaine receives requirements from you.
Zoey Charmaine works on your project following the steps below.
Revisions may occur after the delivery date.
Kick-off & access
You tell me about your business, tools and main pain points. You give me access or we work via secure screen share.
Analysis & structure plan
I review your current folders/files and create a simple, logical structure proposal for your main areas.